Déployer automatiquement un modèle de signature sur tous les postes de travail de votre entreprise !

Bonjour

De nombreuses entreprises souhaitent proposer à leurs employés un modèle unique de signature. En effet il est important que tous les employés utilisent le même modèle de signature quand il communique par mail.

Hors actuellement, Microsoft ne propose aucune solution pour déployer automatiquement des signatures dans Outlook.
Cet article explique :
* Comment fonctionnement les signatures de mail sous Outlook.
* Comment générer un modèle de signature sous Outlook.
* Comment déployer ce modèle de signature sur tous vos stations de travail équipées d’Outlook.

1. Comment fonctionnent les signatures de mail sous Outlook ?

Par défauts, les signatures de mails se trouvent dans le répertoire %userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures (%userprofile% = c:\Document and Settings\nom_utilisateur).
Outlook peut être configuré pour envoyé des mails dans 3 formats :
* Texte uniquement. Le fichier signature utilisé par Outlook doit alors être au format texte.
* RTF. Le fichier signature utilisé par Outlook doit alors être au format RTF.
* HTML. Le fichier signature utilisé par Outlook doit alors être au format HTML.
Il est donc nécessaire de créer la signature au format texte, RTF et HTML.

2. Comment générer un modèle de signature sous Outlook ?

Pour créer la signature de mail (au format texte, RTF et HTML), le plus simple est d’utiliser Outlook 2007.
En effet avec Outlook 2007, on dispose d’un éditeur de signature qui génère automatiquement la signature au 3 formats.
Sous Outlook, aller dans le menu Outils | Options puis aller dans l’onglet Format du courrier.
Cliquer ensuite sur “Signatures”.
Créer votre signature à l’aide de l’éditeur de texte.
Dans notre exemple, nous créerons une signature appelé “Signature1”. Outlook génère alors 3 fichiers dans %userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures.
Sauvegarder ensuite ces 3 fichiers et le ou les fichiers images liés.

Remarque :
* Pour créer les sigantures au 3 formats sous Outlook XP / 2003, il faut configurer successivement Outlook au format HTML, RTF puis texte.
* Le code source du fichier Signature1.htm (code HTML) peut être modifié mais il est important que les images soient stockées dans un répertoire accessible par tous les utilisateurs de la machine au moins en lecture (comme c:\signatures).
* Le code source du fichier Signature1.rtf peut être modifié à l’aide de Word. Coller directement les images dans le fichier RTF.
* Le code source du fichier Signature1.txt peut être modifié à l’aide d’un éditeur de texte type Notepad.

3. Comment déployer ce modèle de signature sur tous vos stations de travail équipées d’Outlook ?

Cette procédure nécessite la présence d’un domaine Active Directory.
Dans notre exemple, nous appelerons ce domaine msreport.fr.

a. Créer un répertoire « signatures » dans \\msreport.fr\NETLOGON\
b. Copier dans le répertoire \\msreport.fr\NETLOGON\signatures  les fichiers « Signature1.htm », « Signature1.jpg », « Signature1.rtf » et « Signature1.txt ».
c. Créer une OU de test et placer certains comptes utilisateurs dans cette OU.
d. Créer une stratégie de groupe appelée « Déploiement signatures ». Dans la partie configuration utilisateur, aller dans « scripts » puis « Ouverture de session ».
e. Cliquer sur afficher. Créer un fichier deploy.bat contenant le code suivant.

@echo off
rem Copie du modèle de signature
:test_htm
if not exist “%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures\Signature1.htm” goto copy_htm
goto test_txt

:copy_htm
xcopy \\msreport.fr\netlogon\signatures\Signature1.htm “%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures” /y /c
goto test_txt

:test_txt
if not exist “%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures\Signature1.txt” goto copy_txt
goto test_rtf

:copy_txt
xcopy \\msreport.fr\netlogon\signatures\Signature1.txt “%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures” /y /c
goto test_rtf

:test_rtf
if not exist “%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures\Signature1.rtf” goto copy_rtf
goto test_image

:copy_rtf
xcopy \\msreport.fr\netlogon\signatures\Signature1.rtf “%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures” /y /c
goto test_image

:test_image
if not exist “c:\Signatures\Signature1.jpg” goto copy_image
goto end

:copy_image
xcopy \\msreport.fr\netlogon\Signatures\Signature1.jpg “C:\Signatures\” /y /c
goto end

:end
exit

f. Ajouter ce script comme script “ouverture de session”.
g. Se loguer sur un poste avec Outlook et faire le test. Faire un gpupdate /force si nécessaire.

Bonne journée.