Exchange 2007 -> conflits avec la réservation de salle

Salut à tous

J’ai travaillé récemment sur un problème de conflits de réservation de salles avec Exchange 2007.

Mon client disposait de l’architecture suivante :
* 1 domaine Active Directory MSREPORT.LAN géré par des contrôleurs de domaine Windows 2003
* 1 serveur Exchange 2007 membre du domaine.

Il souhaitait diposer d’un calendrier pour chaque salle de réunion.
Les réservations de salle devaient être automatiques et gérer les cas de conflits.
Pour cela, il a implémenté la fonctionnalité de boîtes aux lettres de salle d’Exchange 2007 de la manière suivante :
* Les boîtes aux lettres de salle étaient configurées pour gérer automatiquement les réservations.
* Les conflits au niveau des calendriers n’étaient pas autorisés.
* Un compte utilisateur disposait d’un accès complet aux boîtes aux lettres de salle.

Avant d’aller plus loin dans cette article, je vous préconise de lire tout d’abord ces trois articles sur la mise en oeuvre des boîtes aux lettres de salle avec Exchange 2007 :
http://www.msexchange.org/articles_tutorials/exchange-server-2007/ management-administration/managing-resource-mailboxes- exchange-server-2007-part1.html
http://www.msexchange.org/articles_tutorials/exchange-server-2007/ management-administration/managing-resource-mailboxes- exchange-server-2007-part2-.html
http://www.msexchange.org/articles_tutorials/exchange-server-2007/ management-administration/managing-resource-mailboxes- exchange-server-2007-part3.html

A retenir de ces 3 articles :
Le compte d’une boîte aux lettres de salle est désactivé par défaut. Inutile de le réactiver pour vous connecter à la boîte aux lettres via Outlook car les propriétés d’une boîte aux lettres de salle peuvent être gérées via OWA ou PowerShell uniquement.
Si vous souhaitez accéder aux calendriers de la boîte aux lettres de ressources, vous pouvez le faire depuis votre boîte aux lettres via OWA ou Outlook si votre boîte aux lettres dispose des droits sur cette boîte aux lettres de salle.

Description de l’incident :
Lorsque un utilisateur planifiait une réunion dans une salle particulière et que cette dernière était déjà réservée, le client ne recevait pas l’email « Votre demande a été refusée en raison de conflits ».
Au niveau du calendrier de la salle, les deux réunions apparaîssaient.

Explication du problème :
Il existe en fait plusieurs méthodes pour gérer une réservation de salle :
* La création de boîte aux lettres de ressource. Cette méthode s’appuie sur les dossiers publics.
* La création de boîtes aux lettres de salle (nécessite Exchange 2007).
Le problème se pose quand les deux méthodes sont activées en même temps.

Reproduction du problème :
1. Créer une boîte aux lettres de salle (testsalle1).
2. Activer la réservation de planning automatique.
http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb123495.aspx
3. Déléguer les droits d’accès complet à un compte d’administration :
http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/aa995916.aspx
4.Activer le compte utilisateur de la boîte aux lettres de ressource et ouvrir une session. Configurer ce compte sous Outlook.
5. Aller dans Outils | Options | Calendriers | Planification de ressources.

Cas 1 :
Dans la fenêtre « Planification des ressources« , Cocher la case « Accepter automatiquement les demandes de réunion et traiter les annulations« .
Planifier une première réunion.  Vous recevez un email indiquant que la demande de salle a été acceptée.
Planifier une seconde réunion à la même heure avec la même salle. Vous ne recevez pas de mail indiquant qu’il y a un conflit et la réunion est planifiée dans le calendrier de la boîte aux lettres de salle. On a deux réunions différentes dans la même salle à la même heure.

Cas 2 :
Dans la fenêtre « Planification des ressources« , Cocher les 3 cases suivantes :
« Accepter automatiquement les demandes de réunion et traiter les annulations »
« Refuser automatiquement les demandes de réunion en conflit »
« Refuser automatiquement les demandes de réunion périodiques »
Planifier une première réunion.  Vous recevez un email indiquant que la demande de salle a été acceptée.
Planifier une seconde réunion à la même heure avec la même salle. La seconde fois, le message d’erreur suivant apparaît « testsalle1 est déjà pris pour la période spécifiée.Vous devez trouver un autre horaire ou une autre ressource ».

Cas 3 :
Dans la fenêtre « Planification des ressources« , cocher aucune case.
Planifier une première réunion. Vous recevez un email indiquant que la demande de salle a été acceptée.
Planifier une seconde réunion à la même heure avec la même salle. Vous recevez un email indiquant que la demande de salle a été refusée.
C’est le comportement normal d’une boîte aux lettres de salle.

Solution du problème :
Passer dans le mode vu dans le cas 3.
A mettre en œuvre progressivement.
N’oublier pas de désactiver les comptes de vos boîtes aux lettres de salle.

Pour plus d’informations :
http://www.msexchange.org/articles_tutorials/exchange-server-2007/management-administration/managing-resource-mailboxes-exchange-server-2007-part1.html
http://support.microsoft.com/kb/923934/en-us
http://support.microsoft.com/kb/291616/en-us
http://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/exchangesvrgeneral/ thread/28d9e1ff-210b-47e4-8d47-ff919506f947
http://support.microsoft.com/kb/958443/en-us
http://support.microsoft.com/kb/222229/en-us
http://www.laboratoire-microsoft.org/articles/Exchange-2007/06/
http://www.msexchange.org/articles_tutorials/exchange-server-2007/ management-administration/managing-resource-mailboxes-exchange-server-2007-part1.html
http://www.msexchange.org/articles_tutorials/exchange-server-2007/ management-administration/managing-resource-mailboxes- exchange-server-2007-part2-.html
http://www.msexchange.org/articles_tutorials/exchange-server-2007/ management-administration/managing-resource-mailboxes- exchange-server-2007-part3.html

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Guillaume MATHIEU
PROSERVIA
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À propos de Guillaume Mathieu

Consultant - Formateur chez PROSERVIA (Pôle Conseil Expertise)
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2 réponses à Exchange 2007 -> conflits avec la réservation de salle

  1. Fabienne dit :

    Bonjour
    Je suis dans une entreprise et j’ai une utilisatrice qui ne reçoit plus la fenêtre « Les ressources pour cette réunion ont été réservées ». je pense qu’elle a dû activer la case à cocher « Ne plus afficher ce message ». Comment faire pour refaire afficher cette fenêtre ?
    Merci

  2. mia dit :

    Bonjour je voudrai savoir si on peut créer un message d’alerte automatique pour indiquer aux utilisateurs que la salle de réunion n’est pas disponible a la date souhaitée pour éviter des conflits en ce qui concerne la planification des réunions avec Outlook 2013.
    Merci pour vos réponses

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